Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales

1. Identificación del responsable del tratamiento

En cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, las instrucciones impartidas por la Superintendencia de Industria y Comercio y demás normas que regulan la protección de datos personales en Colombia, RODII S.A.S. actúa en calidad de Responsable del Tratamiento respecto de los datos personales que recopile, almacene, use, circule, actualice, suprima, transmita o transfiera en desarrollo de sus actividades empresariales y de la operación de su plataforma tecnológica.

En tal condición, RODII adopta medidas jurídicas, técnicas, administrativas y organizacionales razonables para garantizar el adecuado tratamiento de la información personal, de conformidad con los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad, confidencialidad y responsabilidad demostrada previstos en la legislación colombiana.

Para efectos de la presente Política, la información de identificación y contacto del responsable del Tratamiento es la siguiente:

Responsable de Atención de Consultas y Reclamos de Protección de Datos: Área o dependencia designada por RODII para la gestión de solicitudes relacionadas con protección de datos personales. RODII podrá apoyarse en terceros que actúen en calidad de Encargados del Tratamiento para el desarrollo de determinadas actividades operativas, tecnológicas, administrativas o comerciales, quienes tratarán la información únicamente bajo las instrucciones de RODII.

2. Marco normativo

La presente Política se adopta en cumplimiento de la normativa colombiana vigente en materia de protección de datos personales, comercio electrónico, protección al consumidor, prevención de fraude y seguridad de la información, particularmente:

• Constitución Política de Colombia, artículo 15, relativo al derecho fundamental al hábeas data, intimidad y buen nombre.
• Ley Estatutaria 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.
• Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, especialmente el Título 2, Parte 2, Libro 2.
• Ley 1266 de 2008 y sus modificaciones, en lo relacionado con información financiera, crediticia, comercial y de servicios.
• Ley 527 de 1999, sobre comercio electrónico, mensajes de datos, firmas digitales y equivalentes funcionales.
• Ley 1480 de 2011 – Estatuto del Consumidor.
• Ley 1273 de 2009, relativa a la protección de la información y los datos.
• Normas sobre administración del riesgo de lavado de activos, financiación del terrorismo y proliferación de armas de destrucción masiva (SARLAFT o sistemas equivalentes aplicables).
• Circulares, guías y directrices expedidas por la Superintendencia de Industria y Comercio – SIC en materia de protección de datos personales.

3. Ámbito de aplicación

La presente Política aplica al tratamiento de datos personales realizado por RODII respecto de cualquier persona natural cuyos datos sean recolectados, almacenados, utilizados, circulados, transmitidos, transferidos, actualizados, suprimidos o tratados de cualquier otra forma por la Compañía.

La Política resulta aplicable a los datos personales obtenidos a través de:

• La Plataforma www.rodii.co y sus subdominios.
• Aplicaciones móviles, herramientas tecnológicas o desarrollos digitales operados por RODII.
• Formularios físicos o electrónicos.
• Procesos de registro, afiliación o vinculación de Usuarios.
• Canales de atención al usuario, servicio al cliente, PQRS y soporte técnico.
• Comunicaciones por correo electrónico, mensajería instantánea, llamadas telefónicas o cualquier otro medio autorizado.
• Integraciones con terceros, aliados comerciales o proveedores tecnológicos autorizados.

Aplica a Propietarios de Vehículos, Conductores, Usuarios registrados, visitantes de la Plataforma, proveedores, contratistas, aliados comerciales y cualquier otro titular de datos personales respecto del cual RODII actúe como responsable del Tratamiento.

4. Datos personales recopilados

RODII únicamente recopilará los datos personales que resulten adecuados, pertinentes y necesarios para el cumplimiento de las finalidades descritas en la presente Política. La información solicitada podrá variar según el tipo de Usuario, la naturaleza del servicio utilizado, los requisitos regulatorios aplicables y las funcionalidades habilitadas en la Plataforma.

5. Finalidades del tratamiento

Los datos personales recopilados por RODII serán tratados para las siguientes finalidades:

• Gestionar el registro, creación, autenticación, administración, actualización y mantenimiento de las cuentas de Usuario.
• Verificar la identidad de los Usuarios y prevenir fraude, suplantación de identidad, lavado de activos, financiación del terrorismo, corrupción y demás riesgos asociados al uso de la Plataforma.
• Realizar procesos de conocimiento del cliente (KYC), debida diligencia, validación documental y consultas en listas restrictivas y sistemas de información legalmente habilitados.
• Facilitar la interacción entre Propietarios y Conductores y permitir la ejecución de las operaciones realizadas a través de la Plataforma.
• Gestionar reservas, pagos, desembolsos, reembolsos, compensaciones, depósitos operativos de seguridad y demás transacciones.
• Gestionar la contratación, administración y ejecución de pólizas de seguros, programas de asistencia y reclamaciones derivadas de siniestros.
• Enviar comunicaciones operativas, transaccionales y de servicio relacionadas con el funcionamiento de la Plataforma.
• Atender solicitudes, consultas, peticiones, quejas, reclamos, recursos y requerimientos de los Usuarios.
• Desarrollar análisis estadístico, inteligencia de negocios, estudios de mercado, auditoría, monitoreo de calidad y mejora continua de los servicios.
• Compartir datos con proveedores tecnológicos, aliados estratégicos y terceros que apoyen la operación, cuando sea necesario para la adecuada prestación de los servicios.
• Personalizar la experiencia del Usuario y mejorar funcionalidades, algoritmos, herramientas y sistemas de recomendación.
• Desarrollar modelos de análisis, automatización, inteligencia artificial y aprendizaje automático para optimizar la operación y seguridad de la Plataforma.
• Enviar comunicaciones comerciales, promocionales, publicitarias o de mercadeo, cuando exista autorización del titular o habilitación legal.
• Cumplir obligaciones legales, regulatorias, contractuales, fiscales, contables, tributarias, judiciales y administrativas.
• Gestionar cobro, recuperación de cartera y verificación de obligaciones económicas derivadas de la relación contractual.
• Ejercer la defensa de los derechos e intereses de RODII en actuaciones administrativas, judiciales, arbitrales o extrajudiciales.
• Transferir o transmitir datos personales a terceros en Colombia o en el exterior, conforme a la legislación aplicable.
• Emitir documentos tributarios, soportes contables, facturación electrónica y demás documentos exigidos por la DIAN o la normativa vigente.
• Las demás finalidades necesarias para el adecuado desarrollo del objeto social de RODII y la prestación de los servicios.

6. Autorización para el tratamiento

RODII obtendrá la autorización previa, expresa e informada del titular para el tratamiento de sus datos personales, salvo en los eventos exceptuados por la ley. La autorización podrá obtenerse mediante mecanismos físicos, electrónicos, tecnológicos o digitales que permitan su posterior consulta y verificación, incluyendo:

• La aceptación de los Términos y Condiciones de Uso de la Plataforma.
• El diligenciamiento de formularios físicos o electrónicos.
• La suscripción de contratos, anexos o documentos vinculados con los servicios de RODII.
• La utilización de mecanismos de validación electrónica, autenticación digital o sistemas equivalentes.

RODII conservará prueba de las autorizaciones otorgadas durante el tiempo necesario para acreditar la licitud del tratamiento. La autorización podrá ser revocada por el titular en cualquier momento, salvo cuando exista un deber legal o contractual que impida la eliminación o supresión inmediata de los datos.

7. Derechos del titular de datos personales

El titular de los datos personales tendrá los derechos consagrados en la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012 y las normas que la modifiquen, complementen o sustituyan:

7.1. Procedimiento para el ejercicio de derechos

El Titular podrá ejercer cualquiera de los derechos descritos mediante solicitud dirigida a los canales de atención habilitados por RODII (Canal de Protección de Datos Personales – Hábeas Data):

7.2. Términos de respuesta

Las consultas y reclamos serán atendidos dentro de los términos previstos en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015:

8. Transferencia y transmisión internacional de datos

RODII podrá transferir o transmitir datos personales a terceros ubicados dentro o fuera del territorio colombiano cuando ello resulte necesario para la ejecución de las finalidades descritas en la presente Política. Para estos efectos, se entenderá por transmisión el tratamiento realizado por terceros en calidad de Encargados del Tratamiento por cuenta de RODII; y por transferencia la entrega de datos personales a terceros que actúan como responsables independientes del Tratamiento.

RODII adoptará las medidas contractuales, técnicas y organizacionales necesarias para garantizar la adecuada protección de los datos objeto de transferencia o transmisión, de conformidad con los artículos 25 y 26 de la Ley 1581 de 2012.

9. Conservación, retención y supresión de datos

Los datos personales serán conservados durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades que justificaron su recolección y, posteriormente, durante los términos de prescripción legal o contractual aplicables.

Una vez cumplidas las finalidades y vencidos los plazos legales de conservación, los datos serán eliminados, suprimidos, bloqueados o anonimizados de forma segura e irreversible, según corresponda. RODII podrá conservar información bloqueada cuando resulte necesaria para atender reclamaciones, procesos judiciales, actuaciones administrativas, investigaciones o cualquier obligación legal posterior a la terminación de la relación contractual.

10. Seguridad de la información

RODII implementará medidas técnicas, humanas, administrativas y organizacionales razonables destinadas a proteger los datos personales contra pérdida, alteración, acceso no autorizado, uso indebido, divulgación, destrucción o tratamiento fraudulento. Entre otras medidas, RODII podrá implementar:

• Cifrado de información en tránsito y en reposo.
• Controles de acceso y autenticación.
• Segmentación de privilegios y gestión de usuarios.
• Monitoreo de eventos de seguridad.
• Auditorías y evaluaciones periódicas de riesgos.
• Protocolos de respuesta frente a incidentes de seguridad.

No obstante, RODII no puede garantizar la invulnerabilidad absoluta de sus sistemas ni la inexistencia de eventos atribuibles a terceros, fuerza mayor, caso fortuito o conductas fraudulentas que escapen de su control razonable.

11. Principios para el tratamiento de datos personales

RODII aplicará en todas sus actividades de tratamiento los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad establecidos en la Ley 1581 de 2012. Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales deberán respetar dichos principios y garantizar la reserva de la información a la que tengan acceso.

12. Cookies y tecnologías de rastreo

RODII podrá utilizar cookies, píxeles de seguimiento, web beacons, identificadores de dispositivo y demás tecnologías similares para mejorar la experiencia del Usuario, optimizar la seguridad de la Plataforma, realizar análisis estadísticos y desarrollar actividades de personalización. Las condiciones específicas aplicables se encuentran reguladas en la Política de Cookies y Tecnologías de Rastreo de RODII, la cual hace parte integral del marco de protección de datos de la Compañía.

13. Menores de edad

RODII presta servicios dirigidos exclusivamente a personas naturales mayores de dieciocho (18) años con capacidad legal para contratar y asumir las obligaciones derivadas del uso de la Plataforma. La creación de cuentas, el registro como Propietario o Conductor, la celebración de contratos y el acceso a las funcionalidades transaccionales se encuentran restringidos a personas mayores de edad.

13.1. Declaración del Usuario

Al registrarse en la Plataforma, el Usuario declara y garantiza que:

• Es mayor de dieciocho (18) años.
• Posee plena capacidad legal para celebrar contratos conforme a la legislación colombiana.
• La información suministrada durante el proceso de registro es veraz, completa y actualizada.

13.2. Prohibición de tratamiento de datos de menores

RODII no recopila, solicita ni trata de manera intencional datos personales de niños, niñas o adolescentes. De conformidad con el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012, el tratamiento de datos personales de menores de edad se encuentra prohibido, salvo aquellos datos de naturaleza pública y en los demás casos expresamente autorizados por la ley, garantizando siempre el respeto por el interés superior del menor y sus derechos fundamentales.

13.3. Detección de información de menores

Si RODII identifica o recibe información que permita concluir razonablemente que una cuenta fue creada por un menor de edad o que se han suministrado datos de un menor sin autorización legal, podrá adoptar cualquiera de las siguientes medidas:

• Suspender temporalmente la cuenta involucrada.
• Restringir el acceso a la Plataforma.
• Solicitar documentación adicional para verificar la edad del usuario.
• Eliminar la cuenta y los datos personales asociados cuando resulte procedente.
• Adoptar las medidas necesarias para garantizar la protección de los derechos del menor.

13.4. Solicitudes de padres o representantes legales

Los padres, representantes legales o acudientes que consideren que un menor ha suministrado datos personales a través de la Plataforma podrán solicitar la revisión, actualización, corrección o supresión de dicha información mediante comunicación dirigida al Canal de Protección de Datos Personales de RODII, que atenderá estas solicitudes conforme a los procedimientos y términos legales aplicables.

13.5. Canal de contacto

Cualquier situación relacionada con el tratamiento de datos personales de menores de edad podrá ser reportada a través de:

14. Modificación de la política

RODII podrá modificar la presente Política en cualquier momento para ajustarla a cambios normativos, operativos, tecnológicos o corporativos. Las modificaciones serán publicadas a través de la Plataforma o mediante los canales de comunicación disponibles. Cuando los cambios impliquen modificaciones sustanciales en las finalidades del tratamiento o en los derechos de los titulares, RODII adoptará mecanismos razonables de información y, cuando resulte legalmente exigible, obtendrá las autorizaciones correspondientes.

15. Vigencia

La presente Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales entra en vigencia a partir del primero (1°) de mayo de 2026 y permanecerá vigente mientras RODII realice actividades de tratamiento de datos personales o hasta que sea modificada o sustituida por una nueva versión debidamente publicada.